Віртуальні кімнати даних (VDR) є цінним інструментом для підприємств, які мають справу з конфіденційною інформацією. Вони забезпечують безпечну платформу, на якій компанії можуть зберігати, обмінюватися та керувати своїми документами в Інтернеті. Налаштування VDR вимагає кількох кроків, зокрема створення облікового запису та встановлення дозволів користувача. Ось додаткова інформація про процес встановлення VDR:
Зміст
Визначте свої потреби
Визначення ваших потреб передбачає визначення мети кімната данихоцінка необхідного обсягу зберігання даних і визначення типів файлів, які можна зберігати. Підтвердьте кількість користувачів, яким може знадобитися доступ до VDR, і рівень безпеки, необхідний для ваших даних. Ці особливі вимоги можуть вплинути на вибір постачальника віртуальної кімнати даних. Постачальники пропонують різні рівні зберігання, функції безпеки та параметри доступу користувачів. Компанії з дуже конфіденційною інформацією може знадобитися постачальник VDR із більш розширеними заходами безпеки, такими як шифрування даних під час передачі, контрольні журнали та водяні знаки.
Створіть свій акаунт
Створення облікового запису передбачає надання основної інформації про вашу компанію, такої як ім’я, адреса та контактні дані. Вам також може знадобитися надати інформацію про характер вашого бізнесу та тип даних, які ви можете зберігати в VDR. Потім ви можете вибрати план передплати, який найкраще відповідає вашим потребам. Ці плани можуть відрізнятися залежно від розміру сховища, кількості користувачів і додаткових функцій.
Використовуючи комбінацію буквено-цифрових символів і символів, установіть надійний унікальний пароль для підвищення безпеки облікового запису. Деякі постачальники можуть пропонувати двофакторну автентифікацію для додаткової безпеки. До хмарних VDR зазвичай можна отримати доступ із будь-якого місця, де є підключення до Інтернету. Ви також можете завантажити додаткові інструменти, сумісні з VDR, наприклад розширені програми для читання документів.
Налаштуйте свій VDR
Налаштування вашої кімнати даних може передбачати адаптацію VDR відповідно до потреб вашого бізнесу та покращення взаємодії з користувачем. Налаштування можуть варіюватися від естетики, як-от узгодження інтерфейсу VDR із кольорами та логотипом вашого бренду, до функціональних аспектів, як-от налаштування груп користувачів і дозволів. Групи користувачів можуть дозволити вам класифікувати користувачів на основі їхніх ролей або відділів, а дозволи визначають рівень доступу кожної групи до різних документів або розділів у VDR.
Завантажте свої документи
Знайдіть файли та документи, які ви плануєте зберігати в VDR. Це може включати конфіденційну бізнес-інформацію, фінансові записи та юридичні документи. Щоб допомогти впорядкувати та класифікувати документи для легкого пошуку, деякі VDR дозволяють створювати папки та вкладені папки. Фактичний процес завантаження може відрізнятися від одного постачальника VDR до іншого. Зазвичай це включає вибір файлів із вашого локального сховища та завантаження їх у призначені папки в VDR. Деякі постачальники можуть пропонувати функції масового завантаження, які можуть заощадити час, якщо ви маєте справу з великою кількістю файлів.
Встановити права доступу
Налаштування дозволів доступу передбачає визначення того, хто може отримати доступ до чого в межах вашого VDR. Ви можете встановити дозволи на різних рівнях, від окремих користувачів до груп. Ви можете надати повний доступ вищому керівництву, обмеживши доступ для працівників нижчого рівня або сторонніх користувачів.
Параметри дозволів можна налаштувати, щоб керувати доступом до певних папок, документів або таких дій, як перегляд, завантаження чи редагування. Деякі VDR також пропонують динамічні водяні знаки та доступ лише для перегляду як додаткові заходи безпеки. Регулярно переглядайте та оновлюйте ці дозволи, щоб бути в курсі змін у ролях або проектах.
Навчіть своїх користувачів
Навчання ваших користувачів підтверджує, що вони розуміють, як ефективно орієнтуватися та використовувати VDR, максимізуючи його переваги та підтримуючи безпеку даних. Навчання можна проводити різними способами, як-от вебінари, навчальні посібники чи практичні заняття, залежно від складності VDR і технічної підкованості користувачів. Він має охоплювати такі основні завдання, як вхід, навігація інтерфейсом, завантаження та завантаження документів і використання функцій пошуку. Більш складні теми можуть включати розуміння налаштувань дозволів, налаштування сповіщень і керування групами користувачів. Розкажіть користувачам про найкращі методи безпеки, як-от повідомляти про підозрілу діяльність і не повідомляти облікові дані для входу.
Працюйте з надійним постачальником віртуальної кімнати даних
Вибираючи провайдера, зверніть увагу на зручність використання VDR. VDR повинен мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і надійні можливості пошуку. Навчання та підтримка, надані постачальником VDR, також можуть бути корисними, особливо на початкових етапах налаштування та використання. Подумайте про співпрацю з постачальником VDR вже сьогодні, щоб покращити зберігання документів і захистити їх.