Виртуальные комнаты данных (VDR) являются ценным инструментом для компаний, которые имеют дело с конфиденциальной и конфиденциальной информацией. Они предоставляют безопасную платформу, где компании могут хранить, делиться и управлять своими документами онлайн. Настройка VDR требует нескольких шагов, включая создание учетной записи и установку разрешений пользователя. Вот дополнительная информация о процессе установки VDR:
Оглавление
Определите свои потребности
Определение ваших потребностей включает определение цели комната данныхоценивая, какой объем хранилища данных требуется, и определяя типы файлов, которые могут храниться. Подтвердите количество пользователей, которым может потребоваться доступ к VDR, и уровень безопасности, необходимый для ваших данных. Эти конкретные требования могут повлиять на выбор поставщика виртуальной комнаты данных. Поставщики предлагают различные уровни хранения, функции безопасности и варианты доступа пользователей. Компании с высококонфиденциальной информацией может потребоваться поставщик VDR с более продвинутыми мерами безопасности, такими как шифрование данных при передаче, аудиторские следы и водяные знаки.
Создайте свою учетную запись
Создание учетной записи подразумевает предоставление базовой информации о вашем бизнесе, такой как имя, адрес и контактные данные. Вам также может потребоваться предоставить информацию о характере вашего бизнеса и типе данных, которые вы можете хранить в VDR. Затем вы можете выбрать план подписки, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Эти планы могут различаться в зависимости от размера хранилища, количества пользователей и дополнительных функций.
Используя сочетание буквенно-цифровых символов и символов, установите надежный и уникальный пароль для повышения безопасности учетной записи. Некоторые поставщики могут предлагать двухфакторную аутентификацию для дополнительной безопасности. Для облачных VDR вы обычно можете получить к ним доступ из любого места с подключением к Интернету. Вы также можете загрузить дополнительные инструменты, совместимые с VDR, такие как расширенные считыватели документов.
Настройте свой VDR
Настройка вашей комнаты данных может включать адаптацию VDR к потребностям вашего бизнеса и улучшение пользовательского опыта. Настройка может варьироваться от эстетики, например, приведение интерфейса VDR в соответствие с цветами и логотипом вашего бренда, до функциональных аспектов, например, настройка групп пользователей и разрешений. Группы пользователей могут позволить вам классифицировать пользователей на основе их ролей или отделов, а разрешения определяют уровень доступа каждой группы к различным документам или разделам в пределах VDR.
Загрузите ваши документы
Найдите файлы и документы, которые вы планируете хранить в VDR. Это может включать конфиденциальную деловую информацию, финансовые записи и юридические документы. Чтобы помочь организовать и классифицировать ваши документы для легкого поиска, некоторые VDR позволяют вам создавать папки и подпапки. Фактический процесс загрузки может отличаться у разных поставщиков VDR. Обычно он включает выбор файлов из локального хранилища и загрузку их в назначенные папки в VDR. Некоторые поставщики могут предлагать функции массовой загрузки, которые могут сэкономить время, если вы имеете дело с большим количеством файлов.
Установить права доступа
Настройка разрешений доступа включает определение того, кто может получить доступ к чему в вашем VDR. Вы можете устанавливать разрешения на разных уровнях, от отдельных пользователей до групп. Вы можете предоставить полный доступ высшему руководству, ограничив при этом доступ для сотрудников более низкого уровня или сторонних пользователей.
Настройки разрешений можно настроить для управления доступом к определенным папкам, документам или действиям, таким как просмотр, загрузка или редактирование. Некоторые VDR также предлагают динамические водяные знаки и доступ только для просмотра в качестве дополнительных мер безопасности. Регулярно просматривайте и обновляйте эти разрешения, чтобы идти в ногу с изменениями в ролях или проектах.
Обучайте своих пользователей
Обучение ваших пользователей подтверждает, что они понимают, как эффективно перемещаться и использовать VDR, максимально используя его преимущества и поддерживая безопасность данных. Обучение может проводиться различными способами, например, вебинарами, обучающими программами или практическими занятиями, в зависимости от сложности VDR и технической подкованности пользователей. Оно должно охватывать основные задачи, такие как вход в систему, навигация по интерфейсу, загрузка и скачивание документов и использование функций поиска. Более сложные темы могут включать понимание настроек разрешений, настройку оповещений и управление группами пользователей. Обучайте пользователей лучшим практикам безопасности, таким как сообщение о подозрительных действиях и неразглашение учетных данных для входа.
Работайте с надежным поставщиком виртуальных комнат данных
При выборе поставщика обратите внимание на удобство использования VDR. VDR должен иметь интуитивно понятный интерфейс и надежные возможности поиска. Обучение и поддержка, предоставляемые поставщиком VDR, также могут быть полезны, особенно на начальных этапах настройки и использования. Рассмотрите возможность работы с поставщиком VDR сегодня, чтобы улучшить хранение и безопасность ваших документов.